Los gafetes de PVC son tarjetas plásticas rígidas, parecidas a una credencial, que soportan cordón, clip o portagafete. Se usan en congresos, expos y accesos con control. Te explicamos cómo preparar nombres, fotos y perforación para que cada asistente reciba el suyo sin errores. Con eso, nadie espera en la fila de acceso.
Gafetes de PVC con nombre y foto
Cada gafete lleva el nombre del asistente, su empresa y, si quieres, una foto. Esos datos variables se cargan por registro. Por eso necesitas una base ordenada, con una persona por fila. Entonces, el asistente lo trae colgado todo el evento sin que se doble ni se despinte.
Una celda mal escrita sale impresa en plástico, y ya no se borra. Revisa nombres, cargos y empresas antes de enviar. Si puedes, pide a alguien del equipo que lea la lista completa.
Fotos con buena luz
Las imágenes deben venir recortadas en formato cuadrado y con buena luz. Una foto oscura se ve peor en plástico que en pantalla. Evita fondos muy cargados y rostros pequeños. Si la foto es de baja calidad, el rostro se ve oscuro, así que conviene retomarla con luz natural.
Nombra cada archivo con el mismo texto que aparece en la base de datos. Así podemos enlazar cada foto con su registro sin confundirnos. Un nombre distinto provoca fotos cruzadas. Por otro lado, elige el tamaño según el portagafete que ya tengas, para no perder tiempo en ajustes.
- Datos variables cargados por registro desde tu base
- Fotos cuadradas, recortadas y con buena luz
- Perforación o ranura definida antes de imprimir
- Código de acceso probado con lector
Perforación o ranura en tus gafetes de PVC
Decide si llevan perforación redonda o ranura para el cordón, y en qué lado va. La ranura horizontal funciona bien con cordones planos. La perforación es mejor con clips de metal. Por ejemplo, un gafete colgado de cordón largo queda a la altura del pecho y se lee mejor.
Revisa que el diseño no tape esa zona. Deja libre un borde de unos milímetros alrededor. En un gafete vertical, la ranura va arriba; en uno horizontal, en el lado corto. Además, define un color por tipo de asistente, como ponente, staff o invitado.
Control de acceso y reposición
Si usas código de barras o QR para el acceso, prueba la lectura con un lector antes de aprobar. Un código ilegible detiene la fila en la entrada del evento. Sobre todo, guarda la base original sin cambios, porque los gafetes de PVC se reimprimen con ella si falta alguno.
Pide algunas piezas en blanco para registros del último momento. Se rellenan con impresora o marcador permanente. Los plazos dependen del número de registros; te los decimos al revisar tu base.
Después de revisar gafetes de PVC, vuelve al inicio para ver cómo trabajamos las urgencias. Para entender mejor el oficio, también puedes leer la entrada sobre impresión en Wikipedia.