La impresión de gafetes parece sencilla, pero un nombre mal escrito se multiplica en toda la tirada. En congresos, expos y graduaciones, cada asistente cuenta con su credencial. Te explicamos cómo trabajar con una hoja de datos y qué material elegir. Así el registro fluye mejor.
Material para la impresión de gafetes: PVC o cartulina
El PVC es rígido, resiste la humedad y sirve cuando el gafete se usa varios días. La cartulina es más ligera y práctica para eventos de una sola jornada. Elige según cuántos asistentes tengas.
Por ejemplo, un congreso de tres días pide PVC para que no se doble. En cambio, una conferencia corta se resuelve bien con cartulina. Además, la cartulina cuesta menos de manejar en lotes grandes. Por otro lado, el PVC admite una funda transparente si quieres proteger aún más la pieza.
Datos desde una hoja, sin errores
Con muchos nombres trabajamos desde una hoja de datos y solo cambia el texto de cada gafete. Así el diseño queda igual para todos. Revisa mayúsculas, acentos y el orden de nombre y apellido. Una columna extra puede guardar la empresa o el área de cada persona.
Un error de captura se repite en la tirada completa. Por eso pedimos una prueba firmada antes de imprimir todo. Esa firma confirma que tú revisaste nombres, cargos y empresas.
- PVC para varios días o cartulina para una jornada
- Hoja de datos con nombres, cargos y empresas
- Prueba firmada antes de imprimir toda la tirada
- Colores por rol para identificar zonas del recinto
Colores por rol en la impresión de gafetes
Si manejas colores por rol, como staff, ponente y visitante, el personal reconoce las zonas del recinto sin preguntar. Un color por rol ayuda mucho en accesos y áreas restringidas.
En la impresión de gafetes, cada color pide su propio archivo o su propia columna de datos. Define los roles desde el inicio. Cambiarlos a medias retrasa la tirada y mezcla las piezas. Un borde de color basta cuando no quieres cambiar todo el diseño.
Porta gafete y detalles de uso
Decide cómo se colgará: cordón, clip o funda. El agujero o la ranura se perfora según ese accesorio. Si lo pides al cotizar, el diseño deja espacio libre y nada se corta. Además, un código QR facilita el registro en la entrada.
La hora exacta de impresión de gafetes se ajusta a cada caso, y lo cruzamos con tu evento. Entre más limpia llegue la hoja, menos revisiones habrá antes de imprimir. Así el personal revisa los accesos más rápido el día del evento.
Tu evento puede necesitar más que impresión de gafetes, así que revisa el catálogo de servicios antes de cerrar. Para entender mejor el oficio, también puedes leer la guía de tipografía en Wikipedia.